Workshop là gì? Quy trình thực hiện một workshop thành công

Workshop là gì? Quy trình thực hiện một workshop thành công

Workshop là một hình thức chia sẻ kiến thức đang trở thành xu hướng trong thời gian gần đây. Vậy bạn hiểu như thế nào về workshop? Hãy cùng tìm hiểu workshop là gì trong bài viết sau đây nhé!

Workshop là gì?

Workshop là một buổi trao đổi, thảo luận về một chủ đề thuộc lĩnh vực nhất định nào đó.

Diễn giả của workshop thường được gọi là speaker, sẽ lựa chọn chủ đề để trao đổi với những người tham dự. Những người tham gia sẽ học hỏi thêm được nhiều kiến thức, kỹ năng hoặc chia sẻ kiến thức, quan điểm với mọi người.

Workshop thường kéo dài từ 2-4 giờ với các hoạt động chính là thảo luận, hỏi đáp các thắc mắc với khách mời. Workshop không giới hạn số lượng người tham gia, quy mô, địa điểm sẽ tùy thuộc vào đơn vị tổ chức có khả năng và kinh phí đến đâu.

Workshop là buổi hội thảo, thảo luận
Workshop là gì? Workshop là buổi hội thảo, thảo luận

Các hình thức workshop phổ biến

Workshop chia sẻ kiến thức

Nội dung của loại workshop này thường xoay quanh một chủ đề được nhiều người quan tâm như quan điểm hoặc vấn đề chưa có lời giải đáp. Diễn giả đóng vai trò quan trọng nhất tạo nên sức hút của buổi workshop. Họ thường là người có kinh nghiệm thực tế, thành công và uy tín trong cộng đồng. Loại hình này thường được triển khai trong các lĩnh vực như: khởi nghiệp, kinh doanh, Marketing, công nghệ, tâm lý.

Workshop thực hành

Đây là các workshop trong lĩnh vực kỹ thuật, thủ công, nghệ thuật, tâm lý. Trong buổi workshop này, bạn sẽ được tự tay làm ra một sản phẩm, tác phẩm hoặc thực hành một kỹ năng nào đó.

Thông thường, loại hình này phải có người hướng dẫn và dụng cụ cơ bản để người tham gia thực hành. Do đó, số lượng người tham gia workshop này thường không nhiều để hướng dẫn chi tiết cho tất cả.

Workshop thực hành kỹ thuật
Workshop thực hành kỹ thuật

Workshop marketing

Đây là các sự kiện lớn do các doanh nghiệp tổ chức với số lượng người tham gia lên đến hàng trăm. Loại hình này yêu cầu sự chuẩn bị chuyên nghiệp và thường được thuê ngoài.

Workshop marketing của doanh nghiệp
Workshop marketing của doanh nghiệp

Lợi ích khi tham gia workshop

Workshop là nơi để học hỏi và thực hành

Bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức thực tế về lĩnh vực quan tâm từ các diễn giả có kinh nghiệm và thành công nhất định. Ngoài ra, bạn còn có thể tiếp cận được một số quan điểm thú vị từ những người tham gia khác.

Tìm kiếm đối tác, mở rộng các mối quan hệ

Workshop là nơi tập trung những người có chung mối quan tâm với bạn. Họ sẽ trở thành những đối tác tiềm năng trong công việc. Bạn không chỉ được lắng nghe những chia sẻ hay của họ mà còn có thể mở rộng mạng lưới quan hệ cá nhân nhanh chóng.

 

 

Workshop là nơi mở rộng mối quan hệ
Workshop là nơi mở rộng mối quan hệ

Tiết kiệm chi phí marketing cho các doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp coi workshop là cách thức để tiếp cận các khách hàng, nhà đầu tư và đối tác tiềm năng bằng cách truyền đạt kiến thức, thông tin và tạo dựng niềm tin, thuyết phục họ. Trong các buổi workshop marketing, người tham gia có thể được trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ trong một không gian chuyên nghiệp.

Quy trình thực hiện một workshop thành công

Chuẩn bị tổ chức buổi workshop

Khâu chuẩn bị quyết định đến 50% sự thành công của workshop. Do đó, bạn cần chú ý những việc cụ thể như sau:

  • Xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt của buổi workshop
  • Xác định các đối tác cần tham gia
  • Lựa chọn người quản lý, hướng dẫn tổ chức và thư ký ghi chép
  • Chuẩn bị một chương trình nghị sự (agenda)
  • Chuẩn bị kỹ lưỡng khu vực tổ chức workshop, sắp xếp bàn ghế, trang trí không gian
  • Gửi kịch bản chương trình (nếu có) cho các bên đối tác, khách mời tham dự
  • Phỏng vấn, phát phiếu hỏi cho những người tham dự để nhận phản hồi về workshop

Xác định rõ vai trò của những người tham dự workshop

Nhà tài trợ

Nhà tài trợ là người thường hỗ trợ về kinh phí, địa điểm tổ chức cho buổi workshop. Họ không cần phải có mặt hay chịu trách nhiệm về kết quả của buổi workshop.

Người tổ chức điều phối

Đây là người “cầm trịch” chủ chốt, có nhiệm vụ giới thiệu về mục đích tổ chức, hướng dẫn và giám sát toàn bộ hoạt động của buổi workshop. Họ là người có khả năng bao quát tốt, phối hợp với các bộ phận để giải quyết các vấn đề phát sinh bất ngờ.

Người tổ chức điều phối cần có kinh nghiệm dày dạn
Người tổ chức điều phối cần có kinh nghiệm dày dạn

Người điều phối thành công cần phải:

  • Học hỏi từ người đi trước: bạn cần phải liên tục nỗ lực và cải thiện khả năng bao quát của mình bằng cách lắng nghe chia sẻ, kinh nghiệm xử lý tình huống của những người điều phối đi trước
  • Đừng hối thúc khán giả: nhiều người điều phối thường khuấy động không khí bằng cách “nhường mic” cho khán giả để đặt câu hỏi, ý kiến đóng góp về chủ đề. Đó là một sai lầm cần tránh, thay vào đó, bạn nên thử tóm tắt các vấn đề của buổi workshop, nhắc lại câu hỏi hoặc gợi mở thêm thông tin để khán giả có thể tự tin tương tác.
  • Khéo léo kết thúc vào đúng thời điểm: không ít trường hợp khán giả quá nhiệt tình tranh luận với diễn giả mà quên mất đã quá thời gian cho phép. Người điều phối cần nhẹ nhàng tổng kết các nội dung chính đã thảo luận, sau đó, cảm ơn tất cả khán giả, diễn giả, ban tổ chức và nhà tài trợ về đóng góp của họ cho workshop.
  • Thêm một chút “gia vị” hài hước: đừng tỏ ra quá nghiêm túc, cứng nhắc mà hãy biết cách pha trò dí dỏm để kết nối khán giả với diễn giả. Điều này sẽ khiến khán giả cởi mở hơn khi đưa ra câu hỏi, quan điểm phản biện với diễn giả và phản hồi tích cực hơn sau workshop.

Người ghi chép

Đây là người có nhiệm vụ theo dõi, tổng kết bằng văn bản các hạng mục, vấn đề diễn ra trong buổi workshop.

Người giám sát thời gian

Đây là người có trách nhiệm đảm bảo các hạng mục trong chương trình được diễn ra theo đúng thời gian quy định “sau cánh gà”. Vị trí này đòi hỏi sự sát sao, kỷ luật chặt chẽ về thời gian.

Người tham dự

Hay còn gọi là khán giả, bao gồm các đối tượng quan tâm và các chuyên gia trong lĩnh vực phù hợp với chủ đều của workshop. Họ sẽ cung cấp góc nhìn, quan điểm cũng như lắng nghe, thảo luận quan điểm của những người khác.

Người tham dự mang lại nhiều quan điểm khác nhau
Người tham dự workshop mang lại nhiều quan điểm khác nhau

Bạn cần vẽ được chân dung khán giả mục tiêu để lên nội dung tiếp cận, kế hoạch truyền thông hiệu quả cho workshop. Họ là ai, giới tính, độ tuổi, nghề nghiệp, vấn đề họ quan tâm, tiếp cận họ qua những kênh nào, nội dung truyền thông cho mỗi kênh, chủ đề chương trình có phù hợp với họ không?

Quá trình tiến hành workshop

Để workshop thành công, người tổ chức cần phải tuân thủ những quy tắc sau đây:

  • Luôn tôn trọng quan điểm, ý kiến của người tham dự
  • Thảo luận, trao đổi trên tinh thần xây dựng, cùng chia sẻ, học hỏi lẫn nhau
  • Thảo luận trong khung thời gian quy định để tránh ảnh hưởng đến các hoạt động khác
  • Tập trung thảo luận các nội dung chính
  • Không tỏ thái độ, đả kích, thiếu tôn trọng với những người khác
  • Tổng kết các ý kiến, đưa ra kết luận cuối cùng sau khi kết thúc buổi thảo luận
  • Người điều phối có vai trò định hướng, duy trì sự ổn định, tập trung vào chủ đề chính

Tổng kết workshop

Sau khi kết thúc, người điều phối cần hoàn thành các tài liệu liên quan, phân phát đến người tham dự và các bên liên quan về các hạng mục đã thảo luận trong workshop. Sự thành công của workshop phụ thuộc rất lớn vào kinh nghiệm của người điều phối và kiến thức của người tham dự.

Trên đây là tổng hợp thông tin cần biết về workshop. Hy vọng qua những chia sẻ trên đã giúp các bạn hiểu được workshop là gì, mang lại lợi ích như thế nào và có thêm kinh nghiệm để tổ chức một workshop thành công!

admin