Sự khác nhau giữa tài liệu và hồ sơ là gì là câu hỏi thường gặp trong tư vấn ISO 9001:2015

Sự khác nhau giữa tài liệu và hồ sơ là gì là câu hỏi thường gặp trong tư vấn ISO 9001:2015
Khi tư vấn ISO 9001 : năm ngoái chúng tôi nhận thấy sự phân biệt giữa tài liệu và hồ sơ nhiều lúc hoàn toàn có thể bị nhầm lẫn .

Sự khác nhau giữa tài liệu và hồ sơ là gì là câu hỏi thường gặp trong tư vấn ISO 9001:2015

Nói một cách đúng mực, tài liệu của bất kể doanh nghiệp nào cũng gồm có tài liệu, hồ sơ và tài liệu không được trấn áp, toàn bộ chúng đều khác nhau. Các mối quan hệ là rất quan trọng để giúp hiểu rất đầy đủ về khoanh vùng phạm vi trấn áp tài liệu và vai trò của bạn trong đó .

Document/ Tài liệu

Chúng ta biết rằng từ ” tài liệu ” xuất phát từ tiếng Latinh ” Documentum “, có nghĩa là bài học kinh nghiệm hoặc hướng dẫn. Theo truyền thống lịch sử, từ “ tài liệu ” dùng để chỉ một dạng văn bản trên giấy được ghi lại hoặc được làm dẫn chứng về một quyết định hành động kinh doanh thương mại, tương tác hoặc nguyện vọng. Trong những năm qua, nhiều nhà văn và nhà nghiên cứu đã đưa ra quan điểm của họ về tài liệu là gì và cái nào không là tài liệu. Ý nghĩa của tài liệu đã tăng trưởng theo thời hạn. Tuy nhiên, sự đồng thuận về những gì là tài liệu vẫn còn khó chớp lấy .
Ví dụ, 1 số ít người viết chứng minh và khẳng định rằng bất kể đối tượng người dùng nào có tính cố định và thắt chặt, tính trọng điểm và tính cố ý làm dẫn chứng đều hoàn toàn có thể được coi là “ tài liệu ” nếu ta hoàn toàn có thể biết được bằng cách quan sát nó. Tất nhiên, tâm lý đặc biệt quan trọng này đã dẫn đến một lập luận vui nhộn rằng một con linh dương đang chạy ở vùng đồng bằng châu Phi hoàn toàn có thể được coi là một tài liệu nếu nó được bắt và đưa vào quan sát khoa học .
Bỏ chuyện đùa sang một bên, khi máy tính mở màn tiến vào nơi thao tác, định nghĩa về tài liệu cần được lan rộng ra ra ngoài sách vở truyền thống lịch sử. Theo đó, tài liệu điện tử ( theo định nghĩa là bất kể thứ gì hoàn toàn có thể được đặt tên tệp và lưu giữ trên phương tiện đi lại điện tử ) đã được thêm vào list tài liệu. Tương tự, với việc sử dụng ngày càng nhiều tài liệu nghe nhìn cho mục tiêu việc làm, ý nghĩa của tài liệu đã được lan rộng ra hơn nữa để gồm có hình ảnh kỹ thuật số, bản ghi âm giọng nói và video .
Giờ đây, tài liệu được hiểu là bất kể thứ gì được sử dụng để chỉ huy triển khai việc làm, đưa ra quyết định hành động hoặc triển khai phán quyết tác động ảnh hưởng đến sự bảo đảm an toàn hoặc chất lượng của sản phẩm & hàng hóa và dịch vụ .
Các tài liệu, không giống như hồ sơ, mang tính hướng dẫn và dẫn dắt những quyết định hành động kinh doanh thương mại và kỹ thuật của tổ chức triển khai. Tài liệu cho bạn biết phải làm gì. Hồ sơ cho biết những gì đã được triển khai. Các ví dụ thông dụng của tài liệu là những chủ trương và sổ tay bảo vệ chất lượng, quá trình quản lý và vận hành tiêu chuẩn ( SOP ), hướng dẫn việc làm, bản vẽ kỹ thuật, diễn đạt quy trình tiến độ và thông số kỹ thuật kỹ thuật của mẫu sản phẩm .
Việc sử dụng sai chứng từ để kinh doanh thương mại sẽ tác động ảnh hưởng xấu đi đến chất lượng mẫu sản phẩm và hoàn toàn có thể gây hậu quả xấu đến hiệu suất cao sản xuất, thậm chí còn là bảo đảm an toàn sức khỏe thể chất của người lao động và người tiêu dùng. Vì nguyên do tương tự như, bạn không hề mong đợi người mua của bạn đồng ý một loại sản phẩm được sản xuất dựa trên thông số kỹ thuật kỹ thuật lỗi thời .
Vì vậy, toàn bộ những tài liệu cần phải được update và trấn áp ngặt nghèo trong suốt quy trình thao tác của họ. Mọi biến hóa được thực thi phải được người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt trước khi nội dung mới hoàn toàn có thể được sử dụng. Đây là nguyên do tại sao tài liệu còn được gọi là ” tài liệu được trấn áp “. Các tài liệu được trấn áp có số nhận dạng duy nhất, tiêu đề, ngày viết hoặc phê duyệt và tên của những người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét và ký tên. Họ cũng thường có chữ ký, con dấu hoặc văn bản đặc biệt quan trọng trên trang bìa của họ để phân biệt rõ ràng với hồ sơ hoặc tài liệu không được trấn áp .
Nhưng làm thế nào để bạn biết liệu ” tài liệu ” có cần trấn áp ngay từ đầu hay không ? Nguyên tắc chung khi chúng tôi tư vấn ISO 9001 : năm ngoái rất đơn thuần : một tài liệu cần được trấn áp nếu việc sử dụng phiên bản sai sẽ gây ra yếu tố về chất lượng, bảo đảm an toàn hoặc tuân thủ. Điều này đặt tính năng trấn áp tài liệu vào vị trí TT của việc bảo vệ chất lượng trong nhiều tổ chức triển khai .

Tư vấn ISO 9001 : năm ngoái – Sự khác nhau giữa tài liệu và hồ sơ là gì

Cuối cùng khi chúng tôi tư vấn ISO 9001 : năm ngoái, điều quan trọng cần quan tâm là những tài liệu được xác lập theo mục tiêu của chúng chứ không chỉ bởi phương tiện đi lại tàng trữ của chúng. Chúng hoàn toàn có thể ở nhiều dạng khác nhau gồm có tài liệu vật lý viết tay, tài liệu điện tử, ảnh, vi phim, bản ghi âm, băng video, CD và DVD, chương trình máy tính hoặc thậm chí còn là những mẫu vật lý. Trong 1 số ít ngành, quy mô loại sản phẩm, mẫu đất và đá được coi là tài liệu vì chúng định hình cho người dùng thấy một loại sản phẩm hoặc mẫu tốt phải như thế nào. Những tài liệu này sẽ phải được giải quyết và xử lý giống như bất kỳ tài liệu nào khác nếu chúng được sử dụng để ra quyết định hành động .

Records/ Hồ sơ

Hồ sơ thường được hiểu là dẫn chứng về hoạt động giải trí kinh doanh thương mại hoặc quyết định hành động đã xảy ra trong quá khứ. Chúng cho biết một quy trình hoặc một hoạt động giải trí có diễn ra như dự kiến hay không. Về thực chất, hồ sơ là ký ức ‘ tĩnh ’ của tổ chức triển khai và cần được giữ nguyên để tìm hiểu thêm trong tương lai .
Ví dụ về hồ sơ là thư, hóa đơn, biên nhận, báo cáo giải trình, hợp đồng đã triển khai xong, hiệu quả kiểm tra và nhật ký bảo dưỡng hàng ngày đã triển khai xong .
Bạn hoàn toàn có thể thấy rằng hồ sơ có thực chất lịch sử dân tộc và do đó, không có năng lực tác động ảnh hưởng trực tiếp đến sự bảo đảm an toàn hoặc chất lượng của những hoạt động giải trí trong tương lai của tổ chức triển khai. Vì chúng thường không nhu yếu bảo dưỡng hoặc update liên tục như việc trấn áp tài liệu. Do đó, nhiều tổ chức triển khai giữ những mạng lưới hệ thống và quy trình tiến độ riêng không liên quan gì đến nhau để tàng trữ và quản trị hồ sơ .

Tuy nhiên khi tư vấn ISO 9001:2015 chúng tôi nhận thấy sự phân biệt giữa tài liệu và hồ sơ đôi khi có thể bị nhầm lẫn.

Ví dụ, biểu mẫu trấn áp chất lượng tiêu chuẩn là một tài liệu được trấn áp. Tại sao ? Vì bạn muốn hướng dẫn bộ trấn áp chất lượng cách thu thập dữ liệu chất lượng đồng nhất. Nhưng thời gian biểu mẫu được điền vào, nó sẽ trở thành hồ sơ và nó sẽ phải được chuyển đến vùng tàng trữ hồ sơ. Tương tự, những tài liệu như kế hoạch, báo cáo giải trình ngân sách, hợp đồng và lịch trình phần nào nằm trên ranh giới giữa tài liệu và hồ sơ. Chúng thường được tạo và quản trị dưới dạng tài liệu, nhưng bạn biết chúng sẽ trở thành lịch sử vẻ vang giống như hồ sơ khi khoảng chừng thời hạn dự tính của chúng hết hạn .
Bạn sẽ thấy rằng khi một tài liệu hiện có được xem xét và update, bản sửa đổi trước đó sẽ trở nên lỗi thời ( tức là một bản ghi ). Những tài liệu lỗi thời như vậy, ngay cả khi chúng mở màn sống sót như một tài liệu thích hợp, vẫn phải bị vô hiệu khỏi những điểm sử dụng, tàng trữ cho mục tiêu ghi lại và sau cuối bị tiêu hủy. Chúng có giá trị lịch sử dân tộc và không còn tương thích để hướng dẫn những quyết định hành động kinh doanh thương mại .
Để thêm vào sự phân biệt mơ hồ giữa những tài liệu và hồ sơ, một số ít tổ chức triển khai ( đặc biệt quan trọng là những dự án Bất Động Sản ) hoàn toàn có thể quyết định hành động tập trung chuyên sâu những hồ sơ quan trọng như thư và báo cáo giải trình, thậm chí còn xem xét và phê duyệt chúng trong mạng lưới hệ thống trấn áp tài liệu của họ cùng với những tài liệu được trấn áp .
Một thực tiễn như vậy rõ ràng giúp quản trị tập trung chuyên sâu toàn bộ những tài liệu và hồ sơ chỉ trong một mạng lưới hệ thống. Điều này dẫn đến việc cần ít nhân sự hơn và ngân sách hạ tầng mạng lưới hệ thống thấp hơn. Không có câu hỏi nào rằng cả tài liệu và hồ sơ đều cần được tàng trữ và quản trị đúng cách để bảo vệ năng lực truy xuất, bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin của chúng. Tuy nhiên, trong thực tiễn quản trị hồ sơ cùng với tài liệu không tương thích với sáng tạo độc đáo trấn áp tài liệu, tương quan đến việc trấn áp và giữ cho tài liệu được update trong suốt quy trình thao tác. Kiểu tiếp cận này hoàn toàn có thể chuyển hướng trọng tâm của công dụng trấn áp tài liệu từ bảo vệ chất lượng sang tàng trữ và lưu giữ hồ sơ. Điều này hoàn toàn có thể gây mất tập trung chuyên sâu nghiêm trọng, đặc biệt quan trọng nếu bạn chạy tiến trình trấn áp tài liệu thủ công bằng tay với khối lượng tài liệu lớn .
Như vậy trong quy trình tư vấn ISO 9001 : năm ngoái để hiểu một cách dễ hiểu nhất thì Tài liệu hoàn toàn có thể được sửa đổi và cải tổ, trong khi hồ sơ thì không – trừ khi cần có sự thay thế sửa chữa được chuyển nhượng ủy quyền để thay thế sửa chữa những dữ kiện .

 

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY Trách Nhiệm Hữu Hạn TƯ VẤN và ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ:  Tầng 3, An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận.3, TP. HCM
Email: [email protected]

admin